毎日、突発的なタスクや問い合わせ対応、細かな調整業務に追われていませんか。
「総務」という仕事は、会社を支える心臓部でありながら、その業務範囲はあまりに広く、そして複雑です。メールの返信一つ、社内掲示の文章作成一つをとっても、相手への配慮や正確性が求められ、意外と多くの時間を奪われているのが現実ではないでしょうか。
もし、それらの業務が一瞬で片付くとしたらどうでしょう。
今、話題の生成AI（ChatGPTやClaude、Geminiなど）は、まさに総務のためにあると言っても過言ではない強力なパートナーです。AIは「優秀な新人アシスタント」です。適切な指示（プロンプト）さえ与えれば、あなたの代わりに文章を書き、アイデアを出し、表計算の数式さえ組んでくれます。
この記事では、明日からすぐに現場で使える「総務業務特化型プロンプト」を厳選して100本紹介します。
難しい設定は不要です。コピーして、必要箇所（[ ]の部分）を書き換えるだけでOK。AIを活用して、ルーチンワークを自動化し、あなたにしかできない「付加価値の高い業務」に集中する時間を手に入れましょう。
そもそも「プロンプト」とは？
本題に入る前に、少しだけ用語の解説をします。
- プロンプト（Prompt）： AIに対する「指示出し」のことです。レストランでの「注文」と同じで、「美味しいものを作って」と頼むより、「辛くないトマトベースのパスタを、麺硬めで」と具体的に頼む方が、理想通りの料理が出てきます。AIも同じで、この「指示の出し方」が結果を左右します。
- 生成AI（ChatGPTなど）： インターネット上の膨大なデータを学習し、人間のように自然な文章や回答を作成できるAIのことです。
ここでは、そのまま使える「注文書（プロンプト）」を具体的にお渡しします。
カテゴリ1：社内メール・チャット連絡（1〜20）
総務の日常で最も頻度が高いのが社内連絡です。角を立てず、かつ明確に伝えるためのプロンプトです。
全社アナウンス系
- 健康診断の受診リマインド
あなたは企業の総務担当です。全社員に向けて、健康診断の受診期限が迫っていることを通知するメールを作成してください。
条件：
- 期限：[日付]
- 未受診者へのリスク（再調整の手間など）を優しく伝える
- 丁寧だが、危機感を持たせるトーンで
- 年末調整の提出依頼
年末調整の書類提出を依頼するSlack/Teams用のチャット文章を作成してください。
- 期限：[日付]
- 添付マニュアルを見るよう誘導
- 「早めの提出が経理部を救います」というユーモアを少し交えて
- 社内イベント（納会・忘年会）の告知
全社員参加の[イベント名]の案内メールを作成してください。
- 日時：[日時]
- 場所：[場所]
- 会費：[金額]
- 参加回答フォームのURL：[URL]
- 参加したくなるような、明るくワクワクするトーンで
- オフィスの利用ルール変更通知
オフィス内の[会議室/カフェスペース]の利用ルールが変更になったことを周知するメールを作成してください。
- 変更点：[変更内容]
- 理由：利用マナー向上のため
- 協力を仰ぐ丁寧な表現で
- 台風・悪天候時の出社判断連絡
台風接近に伴い、明日の出社判断について全社連絡を作成してください。
- 原則在宅勤務推奨
- 出社が必要な場合の安全確保の注意喚起
- 簡潔かつ迅速に伝わる文章で
- システムメンテナンスの告知
社内ネットワークのメンテナンス告知文を作成してください。
- 日時：[日時]
- 影響：インターネット・メールが使用不可
- 事前のデータ保存を促す
- クールビズ/ウォームビズ開始のお知らせ
[日付]からクールビズを開始する案内を作成してください。
- 服装のガイドライン（ノージャケット、ノーネクタイ等）
- 来客対応時の注意点
- 季節感のある挨拶を含める
- 長期休暇（GW・お盆・年末年始）の休業案内
ゴールデンウィークの休業期間を社内に通知するメールを作成してください。
- 休業期間：[日付]〜[日付]
- 緊急時の連絡先について
- 有給休暇取得推奨日について
- 社内アンケートの協力依頼
社員満足度調査アンケートへの回答依頼文を作成してください。
- 目的：職場環境の改善
- 所要時間：約5分
- 匿名性が守られることを強調
- 防災訓練の実施案内
防災訓練の実施を通知するメールを作成してください。
- 日時：[日時]
- 訓練内容：避難経路の確認、安否確認システムのテスト
- 業務中だが全員参加必須であることを丁寧に伝える
個別対応・調整系
- 提出物の催促（1回目：優しく）
[書類名]が未提出の社員へ送る個別の催促メールを作成してください。
- 忙しいことを労う言葉を入れる
- 期限を過ぎていることを控えめに伝える
- 提出物の催促（2回目：少し強めに）
[書類名]の再催促メールを作成してください。
- 業務に支障が出始めていることを伝える
- 「明日中」など具体的なアクションを求める
- 会議室の重複予約の調整依頼
会議室[部屋名]の予約が重複しているため、どちらかに移動をお願いするメールを作成してください。
- 相手：[相手の役職/部署]
- 代替案として[別の部屋]が空いていることを提示
- 申し訳なさを前面に出す
- 備品購入申請の却下連絡
社員からの[高額な椅子]の購入申請を却下するメールを作成してください。
- 理由：予算オーバー、または規定外であるため
- 代替案（既存備品の利用など）を提案
- モチベーションを下げない配慮をする
- 社内問い合わせへの「確認中」返信
複雑な質問をもらいました。即答できないため「確認して折り返す」という一次返信メールを作成してください。
- 問い合わせ内容：[件名]
- 回答目安：[いつ頃]
- 安心感を与える丁寧な表現で
- 入館証・紛失物の問い合わせ対応
「社員証をなくした」という連絡への返信を作成してください。
- まずは落ち着くよう伝える
- 必要な手続き（紛失届の場所など）を箇条書きで案内
- セキュリティ停止措置をすでに行ったことを報告
- 慶弔規定の問い合わせ回答
「祖母が亡くなった場合の忌引き日数」を聞かれた際の返信を作成してください。
- お悔やみの言葉を冒頭に
- 就業規則に基づく日数：[日数]
- 必要な手続きへのリンク
- 面接官のスケジュール調整依頼
現場社員に採用面接の面接官をお願いするメールを作成してください。
- 候補日時：[日時リスト]
- 添付の履歴書に目を通してほしい旨
- 協力への感謝
- 退職者への手続き案内
退職が決まった社員へ、退職日までの手続き一覧を送るメールを作成してください。
- 返却物リスト（PC、社員証、保険証など）
- 最終出社日の確認
- これまでの感謝を添える
- 新入社員の受け入れ準備依頼（現場へ）
[日付]に入社する新入社員のために、デスクやPCのセットアップ準備を現場マネージャーに依頼するメールを作成してください。
- 必要なものリスト
- メンターの選定のお願い
カテゴリ2：社外メール・対応（21〜40）
会社の顔としての品格が問われる社外対応。AIを使えば、失礼のない敬語があっという間に完成します。
挨拶・案内
- 季節の挨拶メール（夏）
取引先に送る暑中見舞いのメール文案を作成してください。
- 相手：既存顧客
- 夏季休業の案内を兼ねる（期間：[日付]）
- フォーマルだが温かみのある表現で
- 季節の挨拶メール（冬・年末）
取引先に送る年末の挨拶メールを作成してください。
- 1年間の感謝
- 年末年始の休業期間：[日付]
- 来年への抱負
- 事務所移転のお知らせ
オフィス移転を取引先に知らせるメールを作成してください。
- 新住所：[住所]
- 業務開始日：[日付]
- 地図URLを記載するスペースを設ける
- 担当者変更の挨拶
総務担当者が自分に代わったことを取引先に伝えるメールを作成してください。
- 前任者：[名前]
- 着任日：[日付]
- 「貴社のお役に立てるよう努める」という決意
- 役員交代のお知らせ
社長または役員の交代を知らせるフォーマルな通知文を作成してください。
- 新体制の発足
- 今後とも変わらぬ支援をお願いする定型的な挨拶
お詫び・お断り
- 請求書の不備に関するお詫び
こちらが送付した請求書に金額の誤りがあったことへのお詫びメールを作成してください。
- 誤：[金額]、正：[金額]
- 至急、正しいものを再送する旨
- 原因確認と再発防止に努める言葉
- 支払い遅延のお詫び
支払日が過ぎてしまった取引先へのお詫びメールを作成してください。
- 振込予定日：[日付]
- 遅延の理由（事務手続きの遅れなど正直かつ簡潔に）
- 深い謝罪
- 営業電話・メールのお断り
新規サービスの営業メールに対し、丁寧にお断りする返信を作成してください。
- 提案への感謝
- 「現在は導入の予定がない」と明確に伝える
- 「必要になった際は連絡する」と角を立てずに締める
- 協賛・寄付のお断り
イベントへの協賛依頼を断るメールを作成してください。
- 検討した結果、予算の都合で見送る旨
- 相手の活動の成功を祈る言葉
- 取材依頼のお断り
メディアからの取材依頼を断るメールを作成してください。
- 理由：スケジュールの都合、または広報方針により
- 興味を持ってくれたことへの感謝
依頼・確認
- 見積もりの依頼
複合機の入れ替えに伴い、業者に見積もりを依頼するメールを作成してください。
- 台数：[台数]
- 必須機能：[機能]
- 提出期限：[日付]
- 見積もりの修正依頼
提示された見積もりの内容を一部変更してもらう依頼メールを作成してください。
- 変更点：[数量や仕様]
- 再提出の希望日
- 請求書の送付催促
月末になっても請求書が届かない取引先への催促メールを作成してください。
- 経理処理の締め切りが迫っていることを伝える
- PDFでの先行送付をお願いする
- 来客日程の調整
来社を希望する取引先との日程調整メールを作成してください。
- 候補日を3つ提示
- オフィスの場所案内（地図URL）を含める
- お中元・お歳暮の御礼
取引先からお歳暮が届いた際の御礼メールを作成してください。
- 頂いた品物：[品名]
- 社員一同喜んでいる様子
- 今後のお付き合いをお願いする言葉
- 電報の手配（祝電）
取引先の社長就任祝いに送る電報のメッセージ案を3パターン作成してください。
- パターンA：フォーマル
- パターンB：やや親密
- パターンC：格言を入れた知的なもの
- 電報の手配（弔電）
取引先の役員が逝去された際に送る弔電のメッセージを作成してください。
- 宗教宗派を問わない一般的な表現で
- 会場の下見依頼
社外イベントのためにホテルの宴会場を下見したい旨を伝えるメールを作成してください。
- 候補日時：[日時]
- 確認したい点：収容人数、プロジェクター設備
- 契約書の郵送通知
捺印した契約書を郵送したことを知らせるメールを作成してください。
- 発送日：[日付]
- 到着予定日
- 返送期限（ある場合）
- 代表電話の自動応答メッセージ案
年末年始休業中の電話の自動音声ガイダンスの原稿を作成してください。
- 休業期間
- Webサイトへの誘導
- 緊急時の対応不可などを簡潔に
カテゴリ3：文書作成・マニュアル・規定（41〜60）
ゼロから作ると数時間かかる文書も、AIなら骨組みを数秒で作れます。
- 議事録の要約
以下の会議メモを元に、決定事項とNext Action（誰がいつまでに何をするか）が明確な議事録を作成してください。
[ここにメモを貼り付け]
- 「始末書」のテンプレート
会社の備品（ノートPC）を不注意で破損させてしまった場合の始末書のテンプレートを作成してください。
- 発生日時、場所
- 状況の詳細
- 反省の弁
- 再発防止策の記入欄
- 「稟議書」のテンプレート（高額購買）
新しい勤怠管理システムを導入するための稟議書の構成案を作成してください。
- 導入背景（現状の課題）
- 導入メリット（コスト削減、効率化）
- 費用対効果
- 比較検討した他社製品との違い
- 社内清掃マニュアルの目次作成
社員が当番制で行うオフィス清掃のマニュアルを作成します。漏れがないように目次構成を考えてください。
- ゴミ捨て、掃除機がけ、共有スペースの整理など
- 電話対応マニュアル（新人用）
新入社員向けの電話対応トークスクリプトを作成してください。
- 基本の受電（会社名、名前の名乗り）
- 担当者不在時の対応
- 保留の仕方
- クレーム電話の初期対応
- 防災マニュアルのチェックリスト
オフィスの防災マニュアルに添付する「非常用持ち出し袋チェックリスト」を作成してください。
- 飲料、食料、衛生用品、照明などカテゴリ分けして
- ソーシャルメディア利用ガイドライン
社員が個人のSNSを利用する際の注意点をまとめたガイドラインの骨子を作成してください。
- 機密情報の漏洩禁止
- 会社への誹謗中傷禁止
- 炎上リスクへの注意
- リモートワーク規定の改定案
リモートワークの手当（通信費補助）を新設するための規定変更案の条文イメージを作成してください。
- 支給条件
- 金額
- 申請方法
- 福利厚生（ジム利用）の案内文
新しく契約した法人契約ジムの利用方法を解説する文書を作成してください。
- 利用対象者
- 利用料（会社負担分）
- 申し込みフロー
- ハラスメント防止宣言文
社内に掲示する「ハラスメント防止宣言」の文章を作成してください。
- 会社の強い姿勢を示す
- 相談窓口の案内を含める
- 交通費精算のルールブック
よくある間違いを減らすための交通費精算ルールのQ&A集を5つ作成してください。
- 定期区間内の申請について
- タクシー利用の条件について等
- 会社概要のアップデート
以下の情報を元に、Webサイトに掲載する会社概要の文章を魅力的にリライトしてください。
[現在の会社概要データ]
- 採用面接の評価シート項目
事務職の採用面接で使用する評価シートの項目をリストアップしてください。
- スキル面（PC、経理知識）
- 人柄面（コミュニケーション、協調性）
- 5段階評価できるように
- 機密保持誓約書（入社時）のひな形
入社時にサインしてもらう機密保持誓約書（NDA）の一般的な条文構成を作成してください。
- 退職証明書のテンプレート
退職者から依頼された場合に発行する退職証明書のフォーマットを作成してください。
- 使用期間
- 業務の種類
- 地位
- 賃金
- 退職理由
- 慶弔見舞金規定のサマリー
複雑な慶弔規定を、社員がひと目でわかるような一覧表形式（テキストベース）に整理してください。
- 結婚祝い金
- 出産祝い金
- 弔慰金（一親等、二親等など）
- 朝礼のネタ出し（1週間分）
今週の朝礼当番です。明るく、業務のモチベーションが上がるような1分間スピーチのネタを5日分考えてください。
- 社内報のコーナー企画
社内報がマンネリ化しています。社員の相互理解が深まるような面白いコーナー企画を5つ提案してください。
- 「整理整頓」の張り紙
給湯室が汚れているため、注意を促す張り紙の文言を作成してください。
- ユーモアを交えて、嫌味にならずに行動を促す表現で（ナッジ理論を応用）
- 目標設定シートの記入例（総務版）
総務部員の評価面談に使う「今期の目標設定（MBO）」の具体例を3つ挙げてください。
- 定量目標（コスト削減〇％など）
- 定性目標（業務フロー改善など）
カテゴリ4：イベント・企画・アイデア（61〜80）
企画出しに詰まったらAIの出番です。壁打ち相手として最強です。
- 社員旅行の行き先案出し
予算1人5万円、1泊2日、関東近郊発で、30代〜50代が楽しめる社員旅行のプランを3つ提案してください。
- 温泉あり、宴会あり
- チームビルディング要素も少し入れたい
- 忘年会のゲーム企画
100人規模の忘年会で盛り上がる、準備が簡単で全員参加できるゲームを3つ提案してください。
- ファミリーデーの企画
社員の家族をオフィスに招く「ファミリーデー」のコンテンツ案を考えてください。
- 子供（小学生以下）が楽しめるもの
- 会社への理解が深まるもの
- ランチミーティングの場所探し
[駅名]周辺で、10名でランチミーティングができる静かな個室があるレストランを検索するためのキーワードを教えてください。（AIはリアルタイム検索が苦手な場合があるため、検索クエリを作る指示）
- 周年記念品（ノベルティ）のアイデア
創立10周年の記念品を作ります。デスクで使える実用的かつ高級感のあるアイテムのアイデアを5つ出してください。
- 予算：単価3000円
- ターゲット：全社員および主要取引先
- 社内勉強会のテーマ案
総務主催でランチタイムに行う30分の「ミニ勉強会」のテーマを5つ考えてください。
- 健康、マネーリテラシー、ITスキルなど、社員の役に立つもの
- 表彰制度のネーミング
毎月活躍した社員を表彰する制度の、ユニークで親しみやすい賞のネーミングを10個考えてください。
- 「MVP」のようなありきたりなものではなく、独自のカルチャーを感じさせるもの
- ウェルカムランチの会話ネタ
新入社員とのウェルカムランチで、緊張をほぐすための会話のきっかけとなる質問集を10個リストアップしてください。
- 株主総会のシナリオ骨子
定時株主総会の進行シナリオ（司会者の台本）の基本的な流れを作成してください。
- 開会〜議案審議〜閉会まで
- SDGs活動のアイデア
総務として社内で取り組めるSDGs活動のアイデアを3つ提案してください。
- コストをかけずに明日からできること
- オフィスのBGM選定
オフィスで流すBGMについて、集中力を高めるプレイリストのテーマを提案してください。
- 午前中用と午後用で雰囲気を変えたい
- リフレッシュスペースのレイアウト案
オフィスの空きスペース（10平米）をリフレッシュエリアにするための家具・備品構成案を考えてください。
- カフェ風のリラックスできる雰囲気
- ノー残業デーのポスターキャッチコピー
毎週水曜日の「ノー残業デー」を定着させるための、インパクトのあるキャッチコピーを5つ考えてください。
- 健康経営の施策アイデア
「健康経営優良法人」の認定を目指すにあたり、導入しやすく効果的な施策を3つ提案してください。
- 社内ライブラリーの選書
社内に設置する本棚に置くべき、ビジネスパーソンにおすすめの「名著」をジャンル別に10冊選んでください。
- 自己啓発、マーケティング、歴史など
- 防災備蓄食料の選定
賞味期限管理が楽で、かつ社員が食べても美味しいと思える防災備蓄食料のラインナップを提案してください。
- ユニバーサルデザインのチェック
オフィス環境がバリアフリーやユニバーサルデザインに配慮できているか確認するための簡易チェックリストを作成してください。
- お弁当手配のバリエーション
会議用のお弁当がマンネリ化しています。[地名]周辺でデリバリー可能な、少し変わったジャンルやトレンドの弁当ジャンルを提案してください。
- 社内通貨・ポイント制度のアイデア
社員同士が感謝を伝え合う「サンクスカード」をデジタル化し、ポイント制にする場合の運用の仕組み案を考えてください。
- オンライン飲み会の工夫
リモートワーク中心の部署でオンライン飲み会を開催します。ダラダラせず、一体感が出るような進行やルールのアイデアを教えてください。
カテゴリ5：業務効率化・Excel・トラブル対応（81〜100）
ここでは「作業」を劇的に減らすプロンプトを紹介します。特にExcel数式の生成は神レベルです。
Excel・スプレッドシート補助
- VLOOKUP関数の作成
Excelで、A列にある「社員番号」をキーにして、別シート「社員名簿」のB列にある「氏名」をC列に表示させるVLOOKUPの数式を教えてください。
- IF関数（条件分岐）の作成
Excelで、D列の数値が「80以上」なら「A」、「60以上」なら「B」、それ以外は「C」と表示させるネストしたIF関数の数式を書いてください。
- 日付から曜日を出す
A列に「2023/10/01」のような日付が入っています。B列に「（月）」のように曜日を自動で表示させる数式を教えてください。
- 氏名の分割
A列に「山田 太郎」のように姓名がスペース区切りで入っています。これをB列に「山田」、C列に「太郎」と分ける数式（またはフラッシュフィルの手順）を教えてください。
- 重複データのチェック
A列に入力されたデータの中で、重複しているものに色をつける「条件付き書式」の設定方法を手順で教えてください。
- マクロ（VBA）の生成：PDF化
Excelの現在のシートを、ボタン一つでPDFとしてデスクトップに保存するVBAコードを書いてください。ファイル名は「請求書_日付.pdf」としてください。
- スプレッドシートのQUERY関数
Googleスプレッドシートで、シート「回答」のA列〜E列の中から、C列が「参加」となっている行だけを抽出して表示するQUERY関数を書いてください。
- メールアドレスの抽出
以下のテキストの塊から、メールアドレスだけをすべて抽出してリスト化してください。
[ここに雑多なテキストを貼り付け]
- データの整形（CSV用）
以下のリストは表記がバラバラです。「株式会社」を「（株）」に統一し、半角カナを全角に直して整形してください。
[データ貼り付け]
- スケジュール計算
[開始日]から[終了日]までの間の、「土日祝日を除いた営業日数」を計算する方法を教えてください（NETWORKDAYS関数の使い方）。
トラブル・リスク管理
- クレーム対応の電話スクリプト
激昂しているお客様からの電話を受けた際の、最初の3分間を乗り切るための対応スクリプトを作成してください。
- 相手の話を遮らず聞く姿勢
- 共感を示すフレーズ（クッション言葉）
- 情報漏洩時の初期対応フロー
万が一、社員が業務PCを紛失した場合の、総務担当者がとるべき初動対応フローチャートを箇条書きで作成してください。
- インフルエンザ流行時の注意喚起
社内でインフルエンザが流行り始めました。感染拡大を防ぐための全社注意喚起メールを作成してください。
- 地震発生後の安否確認メール
大きな地震が発生しました。社員の安否を確認するための緊急メールを作成してください。
- 返信不要、安否確認システムへの登録を促す内容で
- 不審者対応マニュアルの骨子
受付にアポイントのない不審な人物が現れた際の対応マニュアルを作成してください。
- 毅然とした態度
- 複数名での対応など
- 契約書のリーガルチェック（簡易）
（注意：AIは弁護士ではありませんが、論点整理に使えます）
以下の契約書条文を読み、受注側（当社）にとって不利になる可能性があるリスクポイントを指摘してください。
[条文貼り付け]
- 備品破損の報告書作成
レンタルしていた観葉植物を倒して鉢を割ってしまいました。業者に報告するためのメール文案を作成してください。
- 複合機のエラー対応メモ
複合機によくあるエラー（紙詰まり、トナー交換）と、その対処法をまとめた「困ったときは」という簡易メモを複合機の横に貼りたいです。わかりやすい文章で作成してください。
- パスワード管理の啓蒙
「パスワードを付箋に書いて貼らない」など、セキュリティ意識を高めるための標語を3つ作成してください。
- 自分への励まし（重要！）
今日も一日、誰にも感謝されないような細かい雑用やトラブル対応を大量にこなしました。そんな私を、プロのキャリアカウンセラーのように全力で褒め称え、明日への活力が湧くようなメッセージをください。
まとめ：AIは総務の「時間」を作るツール
お疲れ様でした。100本のプロンプト、いかがでしたでしょうか。
すべてを覚える必要はありません。「こんなこともAIに頼めるんだ」という引き出しを持っておくだけで十分です。必要な時にこのページを開き、コピー＆ペーストして使ってください。
活用のコツは3つです。
- 具体的に指示する： 状況や相手、トーンを詳しく伝える。
- 修正させる： 一発で完璧でなくても、「もう少し丁寧に」「もっと短く」と会話して直させる。
- 確認は人間がする： AIは平気で嘘をつくこともあります（ハルシネーション）。最終確認は必ずあなたの目で行ってください。
総務の仕事は、会社の雰囲気を創り、社員の生産性を支える素晴らしい仕事です。AIに任せられる作業はAIに任せ、あなたは「人間にしかできない」温かみのあるコミュニケーションや、会社を良くする企画に時間を使ってください。
さあ、まずは一番面倒だと思っていたあのメール作成から、AIに任せてみませんか？