毎日、目が回るような忙しさの中で働くEC業界の総務担当者の皆様、本当にお疲れ様です。
セール時期の突発的な対応、物流部門との連携、在庫管理システムのアカウント発行、そして日々寄せられる社内外からの問い合わせ。EC企業の総務は、一般的な企業の総務業務に加え、スピードと柔軟性が求められる非常に難易度の高い仕事です。「あと一人、自分がいたらいいのに」と思ったことは一度や二度ではないでしょう。
もし、その「もう一人の自分」が、文句も言わず24時間365日働いてくれるとしたらどうでしょうか？
今、話題の生成AI（ChatGPTやGemini、Claudeなど）は、まさにその役割を果たしてくれます。AIは決してエンジニアだけのものではありません。むしろ、膨大なテキスト作成や調整業務を抱える総務部門こそ、AIの恩恵を最大化できる「現場」なのです。
この記事では、明日からすぐに使える、EC企業の総務業務に特化したAIへの「指示書（プロンプト）」を50個、厳選してご紹介します。専門知識は不要です。コピーして、少し書き換えるだけで、あなたの業務時間は劇的に短縮されます。さあ、AIという最強のパートナーを迎えて、定時退社と業務の質向上を同時に実現しましょう。
EC総務におけるAI活用のポイント
プロンプトを紹介する前に、AIを上手に使うコツを簡単にお伝えします。AIは「優秀な新人アシスタント」だと考えてください。指示が曖昧だと、的外れな回答が返ってきます。
以下の3つを意識するだけで、精度が格段に上がります。
- 役割を与える：「あなたはベテランの総務担当者です」と定義する。
- 背景を伝える：「ECサイトの大型セール前で社内が殺気立っています」など状況を伝える。
- 出力形式を指定する：「箇条書きで」「メールの本文形式で」「表形式で」と指定する。
これらを踏まえた、実践的な50選をご紹介します。
カテゴリ1：社内アナウンス・通知メール（10選）
EC業界は情報の鮮度が命です。セール情報、システムメンテナンス、在庫状況など、全社への迅速な周知が求められます。
1. 繁忙期（セール期間）の協力依頼
大型セール（楽天スーパーセールやAmazonプライムデーなど）の際、他部署にも物流ヘルプなどを頼む場合のメールです。
- プロンプトあなたはEC企業の総務担当です。来週から始まる「メガセール」に向けて、全社員に協力体制をお願いする社内メールを作成してください。条件：
- 期間：来週月曜から1週間
- 目的：出荷遅延ゼロを目指す
- お願いしたいこと：倉庫ヘルプの募集、定時後の連絡体制の確保
- トーン：士気を高めつつ、過度な負担感を与えないポジティブで丁寧な文章
2. システムメンテナンスの通知
ECの基幹システムや受注管理システムの停止は業務に直結します。見落とされない件名と本文が必要です。
- プロンプト受注管理システムの緊急メンテナンスに関する全社通知メールを作成してください。条件：
- 日時：○月○日 23:00〜25:00
- 影響範囲：受注処理、在庫確認が不可
- 注意点：メンテナンス開始前に必ずログアウトすること
- 件名：【重要】とつけ、ひと目でわかるように工夫する
3. オフィスの美化・片付けのお願い
サンプル品や返品された商品でオフィスが散らかりがちなEC企業特有の悩みを解決します。
- プロンプトオフィス内のサンプル品やダンボールが通路を塞いでおり、安全上問題があります。全社員に向け、今週末に一斉片付けを行うアナウンス文を作成してください。要素：
- 商品を大切に扱うマインドの醸成
- 労働災害防止の観点を入れる
- 協力への感謝
4. 健康診断の未受診者への催促
忙しさを理由に後回しにされがちな健康診断。角を立てずに、かつ強く受診を促します。
- プロンプト健康診断の受診期限が迫っていますが、まだ予約していない社員へのリマインドメールを作成してください。トーン：
- 健康第一であることを強調
- 業務が多忙であることに理解を示しつつ、法令遵守（コンプライアンス）の観点から必須であることを伝える
- マイルドだが毅然とした態度
5. 台風・荒天時の出社判断連絡
物流が止まる可能性もある際、本社機能はどう動くか。迅速な判断周知が必要です。
- プロンプト大型台風の接近に伴い、明日の午前中を原則リモートワークとする通知を作成してください。条件：
- 物流倉庫担当者については、別途部門長からの指示に従うよう記載
- 安全確保が最優先であることを強調
6. 新入社員（中途）の紹介メール代筆
人の入れ替わりが激しい業界でもあります。定型文になりがちな紹介を、温かみのあるものにします。
- プロンプト今月入社する中途採用社員（Webマーケターとカスタマーサポート計3名）の紹介メールを全社向けに作成してください。要素：
- 新しい風が入ることへの期待
- 歓迎会の案内は別途送る旨
- 既存社員へ、積極的な声掛けのお願い
7. 夏季・冬季休業のお知らせ
ECサイトは稼働していても、本社機能は休む場合があります。その区別を明確にします。
- プロンプト年末年始の休業のお知らせを作成してください。重要事項：
- 本社休業期間：12/29〜1/3
- ECサイトの注文は24時間受付
- カスタマーサポートと配送業務は12/30まで稼働
- 部署によって稼働日が違うことへの配慮を含める
8. 備品購入ルールの変更通知
経費削減や管理強化のためのルール変更は反発を招きがちです。納得感を醸成します。
- プロンプトこれまで自由だった備品購入（文房具など）を、来月から「総務への事前申請制」に変更する通知文を作成してください。理由：
- 重複購入の防止と経費削減のため
- 申請はSlackのワークフローで行うこと
- 手間をかけることへのお詫びと理解のお願い
9. クールビズ・服装規定の緩和
倉庫作業がある場合など、動きやすい服装が推奨されるケースのアナウンスです。
- プロンプト5月1日からクールビズを開始する案内を作成してください。条件：
- Tシャツ、スニーカーOK（ただし清潔感のあるもの）
- 来客対応がある場合はジャケット着用
- 空調温度を28度に設定するため、各自調整できる服装を推奨
10. 社内イベント（打ち上げ）の案内
セール後の打ち上げは重要です。参加率を上げる魅力的な案内を作ります。
- プロンプト過去最高売上を達成した記念の社内打ち上げパーティーの案内メールを作成してください。要素：
- 達成感の共有
- 食事の内容（ケータリングやピザなど）
- 日時と場所（社内リフレッシュスペース）
- 途中参加、途中退室OKの気楽な雰囲気
カテゴリ2：社外対応・ビジネスメール（10選）
取引先、配送業者、システムベンダーなど、多岐にわたる外部パートナーとの調整も総務の仕事です。
11. 見積書の修正依頼
提示された金額が予算オーバーだった場合、角を立てずに再考をお願いします。
- プロンプトオフィスのレイアウト変更工事の見積もりをもらいましたが、予算を10%オーバーしています。工事内容は維持しつつ、素材の変更などでコストダウンできないか相談するメールを作成してください。トーン：
- 依頼したい気持ちは強いことを伝える
- 具体的な削減案の提示を求める
12. 請求書の未着問い合わせ
月末になっても請求書が届かないベンダーへの催促です。
- プロンプト今月分の請求書がまだ届いていない取引先への確認メールを作成してください。条件：
- こちらの確認漏れの可能性も示唆しつつ丁寧にお願いする
- 経理の締め日の関係で、明日の午前中までにPDFで送ってほしい旨を伝える
13. 新規取引先への挨拶
初めて取引する配送業者や資材屋への最初のメールです。
- プロンプト新しく取引を開始するダンボール資材会社への挨拶メールを作成してください。要素：
- 今後のパートナーシップへの期待
- 契約書の取り交わしについての確認
- 担当者（自分）の自己紹介
14. 納期遅延への抗議（マイルドに）
発注した備品やノベルティが届かない場合の連絡です。
- プロンプトイベントで配布するノベルティグッズの納期が遅れている件について、業者へ状況確認と催促をするメールを作成してください。トーン：
- イベント日が迫っており困っていることを伝える
- 確実な納期を至急回答してほしい
- 怒りすぎず、しかし緊急性を高く伝える
15. 来客日程の調整
多忙な役員のスケジュールを縫って、外部とのアポを調整します。
- プロンプトシステム導入の提案を受けたいのですが、候補日を3つ提示する日程調整メールを作成してください。条件：
- 来週の火曜午後、水曜午前、金曜午後のいずれか
- オンライン（Zoom）で30分程度
- アジェンダを事前に送ってほしい旨
16. 協賛・寄付の断り状
EC企業には多くの営業や協賛依頼が来ます。関係を壊さずに断ります。
- プロンプト地元のイベントへの協賛依頼が来ましたが、今回は予算の都合で見送る旨の返信メールを作成してください。要素：
- 依頼への感謝
- 社内で検討した事実
- 今回は力になれないが、イベントの成功を祈っている
17. 事務所移転のお知らせ
取引先リスト全員に送る移転通知です。
- プロンプト業務拡大に伴い、オフィスを移転することになりました。取引先に送る案内メールを作成してください。要素：
- 新住所と電話番号
- 移転日
- 「これを機にさらにサービス向上に努める」という決意
18. 中元・歳暮の廃止通知
近年増えている虚礼廃止の通知です。
- プロンプトコンプライアンス強化とSDGsの観点から、今年度よりお中元・お歳暮の受け取りおよび送付を全面的に辞退する旨の通知文を作成してください。トーン：
- 相手への配慮
- 全取引先一律の対応であること（貴社だけではない）
19. 取材依頼への対応（広報的役割）
メディアからの取材依頼を受けた際の一次返信です。
- プロンプトWebメディアから社長インタビューの依頼が来ました。前向きに検討したいので、企画書と想定質問リストを送ってほしいという返信メールを作成してください。
20. 誤送信のお詫び
宛先や添付ファイルを間違えてしまった際の緊急対応です。
- プロンプト先ほど送ったメールに、誤ったファイルを添付してしまいました。正しいファイルを再送するとともに、先ほどのメールは削除してほしい旨を伝える、丁重なお詫びメールを作成してください。
カテゴリ3：マニュアル・規定作成（10選）
EC業務は属人化しがちです。AIを使って素早く標準化しましょう。
21. 備品発注マニュアルの作成
- プロンプト以下のメモを元に、誰でもわかる「備品発注フロー」のマニュアルを作成してください。メモの内容：「アスクルを使う。ログインIDはxxx。毎週火曜にまとめて注文。承認は課長。5000円以上は部長。」構成：
- 目的
- 利用サイトとログイン情報
- 発注スケジュール
- 承認フロー
22. 入退社手続きチェックリスト
- プロンプト社員が入社する際と退社する際に総務が行うべき手続きを、網羅的なチェックリストにしてください。含める項目：
- 社会保険関係
- PC・スマホの手配/回収
- アカウント発行/削除
- 入館証の発行/回収
- 貸与品（制服など）
23. オフィスのゴミ分別ルール
- プロンプトオフィスのゴミ分別ルールをわかりやすく解説した掲示物用のテキストを作成してください。条件：
- 可燃、不燃、ペットボトル、缶・ビン、ダンボールに分類
- 特にEC商品サンプルの廃棄方法（シュレッダーにかける等）について注記を入れる
- ユーモアを交えて協力をお願いするスローガンを入れる
24. 経費精算システムの操作ガイド
- プロンプト新しく導入した経費精算アプリの使い方がわからない社員向けに、Q&A形式のガイドを作成してください。想定質問：
- 領収書は写真でいい？
- 定期区間の交通費はどうする？
- 申請期限はいつ？
- 承認されない時はどうすればいい？
25. リモートワーク規定の要約版
- プロンプト長文で読みづらい就業規則の「リモートワーク規定」を、社員がパッと見て理解できる「5つの重要ポイント」に要約してください。※ここに実際の規定テキストを貼り付ける（想定で作成して）
26. 災害時の避難マニュアル（簡易版）
- プロンプトオフィスビルで地震や火災が発生した際の、従業員向け初動対応アクションカード（ポケットサイズ想定）の文言を作成してください。要素：
- まず身を守る
- エレベーターは使わない
- 集合場所（近隣の公園など）
- 安否確認システムへの入力
27. 倉庫・バックヤード立ち入りルール
- プロンプト本社社員が物流倉庫に立ち入る際のルールを作成してください。条件：
- 安全靴の着用必須
- 撮影禁止（個人情報保護のため）
- 指定通路以外通行禁止
- 現場責任者への挨拶
28. 電話対応トークスクリプト
- プロンプト総務にかかってくる代表電話の対応マニュアル（トークスクリプト）を作成してください。パターン：
- 営業電話の場合（丁寧にお断りする）
- クレーム電話の場合（一次受けして担当へつなぐ）
- 採用に関する問い合わせの場合
29. 慶弔規定の早見表
- プロンプト結婚祝い金や香典の金額相場、特別休暇の日数をまとめた表形式のテキストを作成してください。（一般的な中小企業の相場で作成し、後で自社に合わせて修正できるようにする）
30. アカウントパスワード管理ルール
- プロンプトセキュリティ強化のため、パスワードの設定と管理に関するガイドラインを作成してください。条件：
- 12桁以上推奨
- 使い回し禁止
- 多要素認証の設定必須
- ポストイットに書いて貼らないこと
カテゴリ4：企画・アイデア出し（10選）
総務は「会社の雰囲気作り」のプロデューサーでもあります。
31. 社内コミュニケーション活性化のアイデア
- プロンプト部署間の壁を取り払うための、低予算でできる社内イベントのアイデアを5つ出してください。条件：
- 業務時間内の1時間程度で実施可能
- EC事業に関係あると尚良し（例：自社商品レビュー大会など）
- 準備が楽なもの
32. 業務効率化の標語（スローガン）
- プロンプト来期の総務部のテーマである「残業削減と生産性向上」を社内に浸透させるためのキャッチーなスローガンを10個提案してください。トーン：
- 命令口調ではなく、共感を呼ぶもの
- 短く覚えやすいもの
33. 福利厚生の改善案
- プロンプト社員の満足度を上げるための、ユニークな福利厚生のアイデアを5つ挙げてください。特にEC企業やデスクワークが多い職種に喜ばれるものを考えてください。（例：マッサージ補助、目の健康サポートなど）
34. オフィスレイアウトのゾーニング案
- プロンプトフリーアドレス制を導入するにあたり、エリア分けのネーミング案を出してください。エリア：
- 集中して作業するエリア
- 会話しながら作業するエリア
- リラックス・休憩エリアそれぞれのエリアに、直感的に伝わるおしゃれな名前をつけてください。
35. 忘年会の景品リストアップ
- プロンプト社員50名規模の忘年会のビンゴ大会の景品リストを考えてください。予算：総額10万円条件：
- 1等は2万円相当
- 男女問わず喜ばれるもの
- 最近のガジェットやリラックスグッズを含める
36. 防災備蓄品のリストアップ
- プロンプト従業員50名がオフィスで3日間待機するために必要な防災備蓄品のリストを作成してください。食料、水だけでなく、衛生用品や女性への配慮も含めたリストにしてください。
37. 新入社員研修のカリキュラム案（総務パート）
- プロンプト新入社員研修のうち、総務担当が30分で話す「会社のルールとマナー」の構成案を作ってください。退屈させないよう、クイズ形式を取り入れるなどの工夫を入れてください。
38. メンタルヘルス対策の施策案
- プロンプト繁忙期に社員のストレスが溜まらないよう、総務としてできるメンタルヘルスケアの施策を3つ提案してください。（例：お菓子の配布、相談窓口のアナウンス強化など）
39. ペーパーレス化推進のアイデア
- プロンプト社内の印刷枚数を減らすためのキャンペーンアイデアを考えてください。「今月は印刷ゼロ月間」のような極端なものではなく、楽しみながら減らせるようなゲーミフィケーション要素を入れてください。
40. 社員インタビューの質問項目
- プロンプト社内報に掲載する「今月の注目の人」コーナーで、物流担当の社員にインタビューします。彼らの苦労ややりがいを引き出し、他部署の社員が親近感を持てるような質問を5つ考えてください。
カテゴリ5：調査・分析・トラブル対応（10選）
データをまとめたり、トラブルの初期対応を考えたりするのもAIの得意分野です。
41. アンケート結果の要約
- プロンプト以下の社員アンケートの自由記述回答を読み込み、主な不満点を3つのカテゴリに分類して要約してください。また、それぞれのカテゴリに対する改善案も1つずつ提案してください。（※ここにアンケートのテキストデータを貼り付ける）
42. コスト削減シミュレーションのロジック
- プロンプトオフィスの電気代を削減したいと考えています。経営層に提案するために、どのようなデータを集め、どのようなロジックで説明すれば説得力が増すか、プレゼン構成を考えてください。
43. 契約書のリーガルチェック（一次確認）
※注意：AIは弁護士ではありません。あくまで誤字脱字や明らかな不利条項のヒントを得るために使います。
- プロンプト以下の契約書条文案を読み、当社（受託側）にとって著しく不利になる可能性がある箇所や、曖昧な表現があれば指摘してください。（※条文を貼り付ける）
44. 謝罪文のトーン調整
- プロンプト以下の謝罪文案は、少し言い訳がましく聞こえる気がします。誠意が伝わり、かつ再発防止への強い意志が感じられる文章にリライトしてください。（※元の文章を貼り付ける）
45. 競合他社の福利厚生調査の指示
- プロンプトEC業界の競合他社が採用しているユニークな人事制度や福利厚生について、Web検索して主要な事例を5つリストアップしてください。（※ブラウジング機能を持つAIの場合）
46. 複雑なスケジュールの可視化
- プロンプト以下のタスクと所要時間、締切を元に、無理のない週間スケジュールを表形式で作成してください。タスクリスト：
- A会議資料作成（3時間）締切：水曜
- 備品発注（1時間）締切：火曜
- 来客対応（2時間）日時：木曜10時…
47. 会議のアジェンダ作成
- プロンプト「オフィスの増床」を検討するキックオフミーティング（1時間）のアジェンダを作成してください。決定すべき事項：
- 予算規模
- エリアの候補
- スケジュール
- プロジェクトメンバーの選定時間配分も記載してください。
48. 議事録の要約
- プロンプト以下の会議の発言録を元に、決定事項、保留事項、Next Action（誰が・いつまでに・何をするか）をまとめた議事録を作成してください。（※発言録を貼り付ける）
49. Excel関数の作成サポート
- プロンプトExcelで、A列に社員名、B列に入社日が入っています。C列に「現在の勤続年数（○年○ヶ月）」を自動計算して表示させるための関数を教えてください。
50. メンタル不調者へのメール（人事連携）
- プロンプト最近、勤怠が乱れがちな社員に対し、体調を気遣いつつ、産業医との面談が可能であることを案内するメールを作成してください。条件：
- 強制ではなく、あくまで選択肢の提示とする
- 上司には内密に相談できることを伝える
- 寄り添う優しいトーンで
AIを使う上での3つの注意点
これらのプロンプトを使えば業務は加速しますが、以下の点だけは必ず守ってください。
1. 個人情報・機密情報は入力しない
社員の氏名、住所、給与データ、未公開の新商品情報などは、そのままAIに入力しないでください。「Aさん」「B社」のように匿名化するか、データ部分を伏せて入力するのが鉄則です。
2. ファクトチェック（事実確認）を行う
AIはもっともらしい嘘をつくことがあります（ハルシネーション）。特に法律、税務、医療に関する回答は、必ず専門家の意見や信頼できるソースで裏付けを取ってください。
3. 最後は「人の心」を入れる
AIが作った文章は、整いすぎていて冷たく感じることがあります。最後に「！」を足したり、普段のあなたの口調に合わせたり、一言ねぎらいの言葉を手動で加えるだけで、受け取り手の印象は大きく変わります。
まとめ：AIは総務の「時間」を作るツール
いかがでしたでしょうか。
これら50個のプロンプトは、単なる文章作成の補助ではありません。これらを使うことで、これまで「考える」「書く」ことに費やしていた膨大な時間を、「社員と向き合う時間」や「より良い会社作りを企画する時間」に変えることができます。
EC業界のスピード感に対応できるのは、デジタルツールを味方につけた総務だけです。まずは、今日送るそのメールから、AIに下書きを頼んでみてください。きっと、「あれ、もう終わっちゃった？」という心地よい驚きが待っているはずです。